Professonalitijd

We zitten met acht schoolleiders en docenten gebogen over de notulen die gemaakt zijn tijdens het vorig overleg over de verdeling van budgetten. De voorzitter vraagt ons of we tekstueel nog aanpassingen willen doen. We starten op pagina 1. Tom heeft een verzoek: op pagina 1 onderaan staat vindt met ‘dt’. Wil je daar een ‘d’ van maken? Dick vraagt zich of op pagina 4 teamgecentreerd wel aaneengesloten geschreven mag worden.

Laura is notulist en maakt ondertussen aantekeningen. Nog enkele ogenblikken staren we naar de papieren voor ons en vervolgens vraagt de voorzitter of er inhoudelijk opmerkingen zijn en beginnen we weer bij pagina 1. Dit kan niet waar zijn!

Wat zijn we aan het doen? Zijn er zojuist acht volwassen mensen op ontdekkingsreis geweest naar een typefout of vergeten komma? Sorry, je merkt het al: ik vind er iets van… We zijn toch geen algemene voorwaarden aan het schrijven of een verzekeringspolis aan het opstellen? Brrr. Ik wil ook niet denken aan de kosten die dit gemuggezift (kan me niet schelen of het goed geschreven is!) met zich meebrengt: ieder werkoverleg het aantal personen x 5 minuten x 40 schoolweken. Conclusie: niet best.

En wat gebeurt er vervolgens met de notulen? Zeg eens eerlijk: hoe vaak kijk jij notulen terug? Natuurlijk, die van de afgelopen keer of die keer daarvoor, maar notulen van een half jaar of jaar geleden? En dan nog. Wat maakt het uit dat er een enkel schrijffoutje in staat.

Niets tegen notulen overigens: heel handig als er kort en bondig staat wat er besproken of besloten is en welke acties hieruit voortkomen. Graag wel een beetje SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden), deze acties. ‘Zou ik dat oppakken? Sorry, dat was me niet duidelijk.’ Of: ‘Ik wist niet dat we dit voor vandaag moesten voorbereiden.’ Ahum, dat wist je wel. Het staat namelijk niet alleen in de notulen, maar ook op de agenda die we vorige week hebben ontvangen.

Spreken we elkaar hierop aan? Vaak niet. Is dat lastig? Waarom? Omdat we er zelf ook niet van houden ter verantwoording geroepen te worden? Maar is dat niet juist wat we nodig hebben? Daarmee helpen we elkaar verder. Ik leer mezelf om de moed te waarderen van degene die een ander wél aanspreekt. Hoe meer we dit doen hoe normaler het wordt en hoe meer een ieder zich realiseert dat we hiermee stappen maken naar een professionele cultuur en een lerende organisatie. Dat is toch wat we willen?

Bovenstaande column is verschenen in de Stellingwerf Courant van 10 januari 2018.